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Digitalisierung im Rathaus von Bützow (Mecklenburg-Vorpommern)

Die Stadtvertreter der Mecklenburger Stadt Bützow (7.800 Einwohner) wollen künftig auf Papierunterlagen verzichten. Digitalisiert wird beispielsweise der Prozess für die Erstellung aller Unterlagen, die für eine Sitzung der jeweiligen Gremien notwendig sind. Die Erstellung von Einladungen und Beschlussvorlagen läuft ebenso über ein IT-System wie die Abrechnung von Sitzungsgeld oder das Anfertigen eines Sitzungsprotokolls.

Christian Grüschow, Bürgermeister von Bützow, stand dem Breitbandbüro Rede und Antwort beim Thema „Digitalisierung und kommunale Verwaltung“.

Breitbandbüro des Bundes: Welche Rolle spielen Computertechnologie und Digitalisierung bei der Arbeit des Amtes Bützow?
Christian Grüschow: Bereits seit vielen Jahren sind IT und digitale Verarbeitung von Daten Standard in der kommunalen Verwaltung. Auch die Stadt Bützow als geschäftsführende Gemeinde für das Amt Bützow-Land verfügt über eine aktuelle technische Infrastruktur. Ohne diese wäre es nicht möglich, den heutigen Anforderungen an eine moderne Verwaltung gerecht zu werden.

Breitbandbüro des Bundes: Nach welchen Kriterien richten Sie sich bei dem Einsatz von digitaler Technik?
Grüschow: Die Kommunen sind aufgrund der zunehmenden technischen Anforderungen sowie der zahlreichen Verpflichtungen hinsichtlich der Datenübermittlung an Dritte (Land, Bundes- und EU-Behörden) dem Zwang ausgesetzt, sich ständig den Leistungsgrenzen der jeweiligen IT-Stellen anzupassen. Die Einführung und Nutzung von Informationstechnik darf dabei nicht auf die Beschaffung von Arbeitsplatz-PC und fachspezifischen Verfahren beschränkt sein. Eine wirtschaftliche Nutzung erfordert darüber hinaus deren Abstimmung auf die Aufbau- und Ablauforganisation in den Fachbereichen sowie eine übergreifende Nutzung der eingesetzten IT-Systeme.

Breitbandbüro des Bundes: Wo und wie konkret setzen Sie digitale Lösungen bei Ihrer Arbeit ein?
Grüschow: Eigentlich gibt es in der Kernverwaltung keinen Bereich, der nicht EDV-gestützt arbeitet. Besonders ausgeprägt sind EDV-Anwendungen im Bereich der Finanzen: Das gesamte Spektrum der kommunalen Zahlungsabwicklung (Aufstellung der Haushaltspläne, Budgetverwaltung, Steuererhebung, Kassenwesen und Vollstreckungsmaßnahmen) wird nahezu vollständig über IT-Systeme ausgeführt. Auch das Personenstandswesen (Standesamt, Einwohnermeldeamt, Personalausweise) ist über ein bundesweites System mit anderen Behörden und Institutionen wie Bundesdruckerei, Statistikämter usw. verbunden.
Ansonsten gibt es diverse weitere Einsatzbereiche, in denen digitale Lösungen nicht mehr wegzudenken sind, da sich im Laufe der Zeit zahlreiche in- und externe Schnittstellen herausgebildet haben. Dazu gehört beispielsweise die Organisation des Sitzungsdienstes für alle amtsangehörigen Gemeinden, die externe Zahlbarmachung von Löhnen und Gehältern, die Bearbeitung von Wohngeldfällen und die Überwachung des ruhenden Verkehrs.
Darüber hinaus wurde der Internetauftritt des Amtes Bützow-Land überarbeitet – es stehen jetzt einige interaktive Elemente zur Verfügung – und der Versand der Steuer- und Mahnbescheide wird über einen externen Dienstleister realisiert.

Breitbandbüro des Bundes: Welche Resonanz dazu haben Sie bislang von den Bürgerinnen und Bürgern erhalten? Wie erklären Sie sich diese Reaktionen?
Grüschow: Die Resonanz ist überwiegend positiv. Allerdings könnten die Nutzerzahlen bei den Online-Verfahren noch höher sein. So sind bei der Beantragung von Wahlscheinen oder der Ausleihe von E-Books die Werte noch ausbaufähig.
Möglicherweise liegt das (noch) an dem unzureichenden Ausbau der Breitbandnetze, der mittelfristig flächendeckend im gesamten Amtsgebiet erfolgen wird.

Breitbandbüro des Bundes: Was sind für Sie die nächsten Schritte bei der Digitalisierung der kommunalen Arbeit in Ihrem Amt?
Grüschow: Es bestehen zahlreiche Möglichkeiten, die Wirtschaftlichkeit des IT-Einsatzes durch neuartige Softwaremodelle, aufbau- und ablauforganisatorische Maßnahmen sowie durch eine stärkere interkommunale Zusammenarbeit zu verbessern.
Kurzfristig steht die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes und eines elektronischen Verfahrens zum Kontoauszugsabgleich auf der Agenda. Mittelfristig wird die gesamte Dokumentation/Aktenführung der Verwaltung auf eine digitale Variante umgestellt werden müssen. In diesem Zusammenhang ist z. B. die Bereitstellung der elektronischen Steuerakte avisiert.
Eine wirtschaftliche Aufgabenerfüllung erfordert allerdings auch die Analyse der Aufgaben und die sinnvolle Zuordnung der benötigten Ressourcen. Die Ressourcen, insbesondere das eingesetzte Personal, sind begrenzt. Zur Stärkung der IT-Organisation wird die Stadtverwaltung Bützow daher einen zweiten IT-Mitarbeiter einstellen, um die EDV-Systeme inner- und außerhalb des Rathauses (in Schulen etc.) adäquat betreuen zu können.
Als Mammutaufgabe hat sich der Aufbau eines kommunalen Rechenzentrums zur Auslagerung der EDV-Verfahren herausgestellt. Die Stadt Bützow nimmt an einem interkommunalen Modellprojekt unter Federführung des Zweckverbandes „Elektronische Verwaltung Mecklenburg-Vorpommern“ (http://www.ego-mv.de) teil. Zielstellung ist die Einrichtung und der Betrieb eines kommunalen Rechenzentrums mit dem Aufgabenschwerpunkt der öffentlichen Verwaltungen. Allerdings wird die Umsetzung dieser Maßnahme aus finanziellen und logistischen Gründen noch einige Zeit in Anspruch nehmen.

 

 


Fotos: BBB/Jens Gowasch.

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