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Stadt Gütersloh: Zunehmende Nutzung der Onlineangebote durch die Bürgerinnen und Bürger dank Modellprojekt E-Government

Die Stadt Gütersloh hat das Modellprojekt „E-Government“ abgeschlossen. Bürgermeister Henning Schulz gab dem Breitbandbüro des Bundes im Interview Auskunft.

Breitbandbüro des Bundes: Im Rahmen des Modellprojekts „E-Government“ sind in den vergangenen Jahren bereits einige Digitalisierungs-Maßnahmen in Ihrer Kommune umgesetzt worden: Dienstleistungen sind nach Anmeldung im Bürgerportal online abrufbar; in einer Abteilung wurde die elektronische Akte eingeführt; Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden – passwortgeschützt – per E-Mail an die Mitarbeiter versendet. Was wollten und wollen Sie mit „E-Government“ erreichen?
Henning Schulz: E-Government ist kein Selbstzweck der Verwaltung, sondern bringt Vorteile für die Bürgerschaft und Unternehmen. Ziel ist es, den Bürgerinnen und Bürgern alle Dienstleistungen, die im Wege von E-Government rechtlich sicher bereitgestellt und bearbeitet werden können, auch anzubieten. Dies ist eine wesentliche Weiterentwicklung des Dienstleistungsangebotes.
Unabhängig von den Öffnungszeiten des Rathauses und unkalkulierbaren Wartezeiten ist es durch das Bürgerportal der Stadt Gütersloh möglich, sieben Tage in der Woche rund um die Uhr eine Vielzahl von Anliegen an die Stadt Gütersloh von zu Hause aus abzuwickeln – dies mit einem persönlichen Bürgerkonto und in einer geschützten IT-Umgebung. Soweit möglich, soll das medienbruchfrei erfolgen. Ein Beispiel ist der Anwohnerparkausweis, der von zu Hause aus beantragt, bezahlt und ausgedruckt werden kann.

Breitbandbüro des Bundes: Wie haben sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort für die Umsetzung der Maßnahmen bei „E-Government“ fitgemacht?
Schulz: Im Rahmen der Einführung des E-Government hat die Stadtverwaltung alle Projekte mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der jeweiligen Fachabteilungen abgestimmt und sie von Beginn an mit ins Boot genommen. Dies hat große Akzeptanz geschaffen und führte zu optimalen Ergebnissen. Zusätzlich wurden Informationsveranstaltungen durchgeführt, in denen die Verwaltung über das Modellprojekt E-Government im Allgemeinen informiert und eine Aussicht auf weitere mögliche Maßnahmen gegeben sowie diskutiert hat. Die frühe Einbindung weiterer Akteure in die Projektgruppen, wie z. B. des Personalrates, des Rechnungsprüfungsamtes und des Datenschutzbeauftragten, hat ebenfalls zu einem reibungslosen sowie zielorientierten Projektverlauf beigetragen, ebenso wie eine intensive Medienarbeit intern und extern im Vorfeld der Freischaltung des Bürgerportals.

Breitbandbüro des Bundes: Welche Reaktionen hatten Sie bei der Erstellung und der Umsetzung des Projekts „E-Government“ aus dem Kreis der Verwaltungsmitarbeiter/-innen und auch der Bürger/-innen wahrgenommen?
Schulz: Wir haben während des Projektes viel positive Resonanz und Rückmeldungen erhalten. Die umfassende Beteiligung sowie frühzeitige Information des Personals wirkte sich positiv aus. Durch die Form der Einbindung aller Akteure im Hause sowie unseres IT-Dienstleisters wurde von Beginn an eine Transparenz geschaffen, die motivierend wirkte und keine Ängste oder Befürchtungen aufkommen ließ.
Auch mit der Bürgerschaft haben wir während des Projektes im Dialog gestanden. So wurden Dienstleistungen durch eine Umfrage ermittelt, die die Bürgerinnen und Bürger gerne online erledigen möchten. Die daraus entstandene TOP 10 der gewünschten Dienstleistungen haben wir entsprechend im Projekt berücksichtigt.

Breitbandbüro des Bundes: Wie kommen die einzelnen Maßnahmen aus „E-Government“ bei Ihren Bürgern heute an? Was sagen – speziell auf „E-Government“ bezogen – die Bürgerinnen und Bürger in Gütersloh zu den Themen „Datenschutz“ und „Bürgerfreundlichkeit der Neuerungen“?
Schulz: Grundsätzlich haben wir für unser Bürgerportal eine sehr positive Resonanz erhalten. Während in einigen Kommunen die Nutzerzahlen bereits stagnieren oder sogar rückläufig sind, können wir in Gütersloh seit der Einführung ein zunehmendes Interesse an der Nutzung unserer Onlineangebote sowie eine stetig steigende Anzahl an Bürgerkonten feststellen.
Hinsichtlich des Datenschutzes sind wir mit dem Bürgerportal sehr gut aufgestellt, so dass die Bürgerinnen und Bürger die angebotenen Services vertrauensvoll wahrnehmen können. Die Nutzer wissen, dass Datenschutz und IT-Sicherheit für uns an oberster Stelle steht und dass sie unbesorgt sein können, wenn es um den Umgang mit ihren persönlichen Daten geht. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich innerhalb des Portals, in dem die Datenübertragung dank SSL verschlüsselt ist. Es werden außerdem keine personenbezogenen Daten via E-Mail versandt, so dass diese ausschließlich in der sicheren Umgebung des Bürgerportals bleiben.

Breitbandbüro des Bundes: Wenn Sie auf den bisherigen Weg bei der Umsetzung bei „E-Government“ schauen: Welche Erfahrung hat Sie dabei am meisten überrascht?
Schulz: Von Anfang an haben wir einen sehr gut koordinierten Weg eingeschlagen, um auch negative Überraschungen auszuschließen. Allerdings mussten wir feststellen, dass es aufgrund verschiedener rechtlicher Vorgaben noch nicht möglich ist, alle medienbruchfrei gewünschten Dienstleistungen auch so anbieten zu können. Hier hoffen wir, dass insbesondere im Zuge der Umsetzung der E-Government-Gesetze der Weg für medienbruchfreie Serviceangebote und Prozesse flächendeckend möglich wird.

Breitbandbüro des Bundes: Welchen Rat geben Sie Kommunen, die gerade am Anfang der Planung der Digitalisierung ihrer Verwaltung stehen?
Schulz: Die Erfahrung hat gezeigt, dass man eine klare Projektstruktur schaffen muss, so dass die Zuständigkeiten im Hause eindeutig geregelt sind. Daneben ist es wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der beteiligten Bereiche frühzeitig einzubinden. Das schafft Transparenz und Vertrauen, was für die Erzielung von guten Ergebnissen wichtige Faktoren sind.
Die Einführung von E-Government setzt Investitionen voraus, die sich hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit eher mittel- bis langfristig rechnen. Dies sollte allen Beteiligten in Verwaltung und Politik deutlich gemacht werden, damit dieser Prozess nicht ins Stocken gerät. Zudem bedeutet E-Government auch die Umstellung auf eine neue Arbeits- und Lebensphilosophie, die gelebt werden muss. Dieser Prozess wird nicht von heute auf morgen realisierbar sein.

Breitbandbüro des Bundes: Ende 2016 hat die Stadt Gütersloh den „Masterplan Digitale Verwaltung 4.0“ gestartet. Was dürfen die Gütersloherinnen und Gütersloher hier erwarten?
Schulz: Ziel ist es, die Digitalisierung der Stadtverwaltung Gütersloh aktiv zu gestalten und zu forcieren. Dazu ist es notwendig sich von bestehenden Denkmustern zu trennen und langwierige Umsetzungsprozesse zu vermeiden. Die Stadtverwaltung soll dabei in die Lage versetzt werden, schnell, vernetzt und effizient gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen zu bewältigen. Hierfür bedarf es neuer Lösungen, Organisationsformen und Prozesse – auch über die Verwaltungsebenen und -grenzen hinaus.
Um den Digitalisierungsprozess in der Verwaltung nachhaltig zu gestalten, ist es notwendig, zunächst bestehende Arbeitsweisen und Abläufe in der Verwaltung zu erfassen, zu dokumentieren und zu analysieren. Eine Stadtverwaltung wie Gütersloh erbringt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen.
Hier gilt es, alle Prozesse zu identifizieren und dann so effizient wie möglich diejenigen mit dem größten Potenzial zur Digitalisierung und Modernisierung herauszufiltern, um sie im Detail zu untersuchen.
Aus diesem Grund wollen wir in einem ersten Schritt eine zentrale Prozessbibliothek aufbauen – als Basis und als strategische Plattform zur Veränderung und Optimierung der Geschäftsprozesse in der Stadt Gütersloh.
Eine Prozessbibliothek schafft einen dauerhaften Nutzen, indem sie für diese Aufgaben einen verwaltungsweit einheitlichen Strukturrahmen bereitstellt und bereits wichtige Inhalte enthält. Die Einzelprojekte können so mit deutlich weniger Aufwand durchgeführt und strukturgleiche Vorgänge über alle Geschäftsbereiche hinweg identifiziert werden. Damit ist nicht nur die Basis für eine Priorisierung von weiteren E-Government-Projekten geschaffen. Die Prozessbibliothek liefert auch eine Grundlage für jegliche Organisationsumgestaltung und das Wissensmanagement in der Verwaltung – mit Blick auf den demografischen Wandel ein nicht unerhebliches Kriterium. Im Bereich des Wissensmanagements hat sich eine Projektgruppe des Bachelor-Studienganges Kommunaler Verwaltungsdienst der FH für öffentliche Verwaltung in NRW jüngst auf den Weg gemacht, eine Grundlage für die Einrichtung eines solchen Tools zu erarbeiten.
Folgende Bausteine können die Bürgerschaft, Unternehmen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Gütersloh u. a. erwarten:
– Ausbau weiterer Dienstleitungen im Bürgerportal der Stadt Gütersloh
– Aufbau eines „Unternehmerportals“ zur Digitalisierung der Schnittstellen zwischen Unternehmen und Stadtverwaltung
– Aufbau eines „Mitarbeiterportals“ zur Digitalisierung und medienbruchfreien Abwicklung von internen Geschäftsvorgängen (z. B. Dienstreisen)
– kontinuierliche sowie flächendeckende Einführung von E-Akten in der Verwaltung (hin zu einer papierlosen Verwaltung)
– papierlose Gremienarbeit in Rat und Fachausschüssen
– elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) mit integrierten Workflows
– Entwicklung und Einführung eines Wissensmanagements
– Optimierung der medienbruchfreien elektronischen Zusammenarbeit mit anderen Behörden (G2G)


Foto oben: Rainer Spies (Referatsleiter, Referat des Rates und des Bürgermeisters bei der Stadt Gütersloh; li.) und Henning Schulz (Bürgermeister der Stadt Gütersloh; mi.) weisen auf ein Beispiel des realisierten Modellprojekts „E-Government“: parkausweis.guetersloh.de
Mit auf dem Bild: Christina Flore (Breitbandbüro des Bundes, re.)

Fotocredits: BBB/Andreas Silberbach.

Weitere Impressionen unserer Informationskampagne finden Sie in unserer Mediathek.



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