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Digitale Dokumentenverwaltung – mit dem Smartphone und einer passenden App

Fileee ist ein persönlicher Assistent für private Dokumente. Fileee versammelt alle Dokumente an einem zentralen Ort. Mit Smartphone- und Tablet-Apps können Nutzer Papierstücke einscannen und von überall auf sie zugreifen. Die Web-Applikation importiert digitale Dokumente aus Mail, Cloud und von der Festplatte.
Als persönlicher Assistent hilft fileee, die persönliche Dokumentenverwaltung effektiver und schneller zu erledigen: Dank der intelligenten Analyse werden wichtige Informationen angezeigt, durch Tags sinnvoll, individuell geordnet. Mit Hilfe der Volltextsuche lassen sie sich schnell wiederfinden. Durch die Firmenprofile in der App kann man direkt mit den Unternehmen in Kontakt treten und Fragen einfach und effizient klären.

Tobias Emmerich von fileee gab dem Breitbandbüro Auskunft zu der digitalen Geschäftsidee und dem Stand der Digitalisierung bei fileee.


Breitbandbüro des Bundes: fileee bietet mit der fileeeBox die Digitalisierung von privaten Dokumenten an. Wie sind Sie auf diese Idee gekommen und wie haben Sie sie zur Produktreife entwickelt?

Tobias Emmerich: Die Idee zu fileee entstand während eines Seminars noch während der Unizeit. Papierkram muss jeder machen und es macht eigentlich niemandem Spaß. Da es damals noch keine wirkliche Lösung gab, haben wir selbst einen Business Plan und die erste Version der fileee App entwickelt.
Die Idee zur fileeeBox kam erst später hinzu. Laut einer BITKOM-Studie aus dem Jahr 2013 digitalisierte damals nur etwa jeder achte seine Dokumente. Dabei fehlten weder die Anbieter, noch die technischen Geräte, um seine Dokumente digital zu archivieren. Mit Deinem Smartphone und verschiedenen Scan Apps war man eigentlich besten gerüstet, um Dokumente einzuscannen und die Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung zu nutzen. Und hier glauben wir in eine Lücke zu stoßen, die der Markt bisher ignoriert hat: Es besteht weiterhin ein Bedarf für die Archivierung vieler Originale.
Rechtliche Vorschriften und das zögerliche Verhalten vieler Firmen und Behörden beim Schritt in Richtung “digitale Verwaltung” sind das Problem: Nutzer eines digitalen Dokumenten-Managements sind gezwungen, zwei verschiedene Ordnungssysteme zu pflegen. Das bedeutet ein Mehr an Zeitaufwand und macht viele Vorteile der digitalen Verwaltung zunichte. Und wer seine Unterlagen bisher klassisch im Leitz Ordner archiviert, sieht dann keinen Gewinn in der digitalen Dokumentenverwaltung.
Um dieses Dilemma aufzuheben, haben wir uns dann dazu entschieden, unsere Scan-App um ein Scan- und Archivierungs-Tool zu ergänzen: fileeebox und Scanaufsatz.

BBB: Aus welchen Gründen ist in Ihren Augen die Digitalisierung von Dokumenten so bedeutsam?

Emmerich: Die Grundidee hinter fileee ist es, Zeit zu sparen und für Ordnung zu sorgen. Den Leuten ein gutes Gefühl geben, dass sie sich nicht mehr um den Papierkram kümmern müssen und ihnen Arbeit abgenommen wird. Aus der Digitalisierung von Dokumenten ergeben sich viele Vorteile, da Arbeitsschritte umgangen werden können oder nicht mehr benötigt werden. Das wohl klassischste Beispiel ist die Suche nach Unterlagen. Wer die Wahl hat zwischen einer stundenlangen Suche in Aktenordnern oder der einfachen Eingabe eines Suchbegriffs, wird sich kaum für die erste Variante entscheiden. Daneben ergeben sich auch in der Kommunikation und Kooperation weitere zeitliche Vorteile. Die Geschwindigkeit, mit der digitale Dokumente mit anderen geteilt werden können, ist durch keinen Kurierservice zu toppen.

BBB: Wie digital arbeitet fileee selber bei der Planung und Umsetzung von Projekten? Welche Digitalisierungsprojekte haben Sie bereits abgeschlossen?

Emmerich: Intern befinden wir uns eigentlich seit der Gründung in einem stetigen digitalen Optimierungsprozess. Die komplette Planung und Kommunikation werden bei uns digital abgebildet. Gemeinsames Arbeiten an Projekten kann so auch orts- und zeitunabhängig ablaufen. Hierfür nutzen wir unterschiedliche Tools und sind auch immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, um die tägliche Arbeit effizienter zu gestalten. Aufgrund unsere Unternehmensgröße und dem aktuellen Stand der Digitalisierung ist es uns möglich, solche Veränderungsprozess fließend zu gestalten und nicht als Projekte realisieren zu müssen.

BBB: Was sind bei fileee die nächsten Schritte bei der Digitalisierung von eigenen Geschäftsabläufen?

Emmerich: Bis auf den Versand der fileeeBox sind alle Geschäftsabläufe bereits digitalisiert. Es stehen in nächster Zeit also keine größeren Projekte an, sondern nur Optimierungen, um den aktuellen Stand der Digitalisierung noch effizienter auszunutzen.

BBB: Herr Emmerich, wir danken für das Gespräch.


Foto: Die drei Gründer von fileee Arne Osthues, Marius Gerwinn und Eike Thies (l-r).
Fotocredits: fileee

Weitere Impressionen unserer Informationskampagne finden Sie in unserer Mediathek.

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